由于員工人數(shù)眾多，經(jīng)營機構(gòu)分散，運用日常傳統(tǒng)手工或單機操作的辦公模式已顯得落后、繁雜、低效。為了獲得更大的進步和發(fā)展，迫切需要利用現(xiàn)代先進信息處理技術(shù)，使其各種復(fù)雜繁瑣的日常辦公事務(wù)更為高效、簡潔、合理、有序。
　　

方案描述：
　　計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分為三個部分；服務(wù)器/客戶機、網(wǎng)絡(luò)仿真環(huán)境、應(yīng)用軟件。
　　服務(wù)器/客戶機：
　?。?）服務(wù)器HP pro服務(wù)器，Windows NT操作系統(tǒng)
　?。?）客戶機Windows 95操作系統(tǒng)
　　

網(wǎng)絡(luò)/仿真：
　　建立以太網(wǎng)絡(luò)，以及網(wǎng)絡(luò)仿真環(huán)境，將企業(yè)的行政結(jié)構(gòu)映射到網(wǎng)絡(luò)上
　　

應(yīng)用軟件：
　　Lotus Notes，開思/OA（標準版）
　　系統(tǒng)主要模塊功能簡介：
　　

一、發(fā)文管理

　　
　　本模塊可用于企業(yè)的內(nèi)部發(fā)文（如公司向各部門及下屬單位發(fā)通知、通告通報，也可發(fā)往具體的部門或個人，企業(yè)的規(guī)章制度也可形成內(nèi)部發(fā)文），也可用于企業(yè)對外的發(fā)文（如企業(yè)對上級主管部門的請示、報告、對平級單位的通知、通告等、對下級單位的指示、批復(fù)等）
　　

二、收文管理
　　首先是接收外部（上級單位、客戶單位、下級單位等）來的文件、傳真、資料等，登記后可安排領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱（順序或同時），一般情況下，不能也沒有必要修改來文內(nèi)容，但可以做批示或圈閱。

三、會議管理

　　
　　1、會議室管理
　?。?）會議室登記：包括會議室大小、設(shè)備、服務(wù)人員等詳細情況，具體登記項可由客戶提供；
　?。?）可設(shè)協(xié)調(diào)員角色來調(diào)度會議室使用，各部門申請的會議室只有經(jīng)協(xié)調(diào)員確認后才可使用。也通過簡單設(shè)置，使會議室的申請可通過網(wǎng)絡(luò)自動完成；
　?。?）用戶可隨時查詢到在某段時間內(nèi)空閑的會議室；
　　2、會議計劃、準備
　?。?）企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門需要召集會議，向辦公室發(fā)出通知。辦公室安排會議計劃人制定會議計劃，包括會議時間、地點、名稱、參加人員等?；卷棿_定后，向與會人員發(fā)出正式會議通知，可以書面通知，也可用電子郵件通知，并可選擇是否需要回執(zhí)。系統(tǒng)還將提供具體的計劃安排及準備情況向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報的功能；
　　（2）會議通知在會議計劃、準備時向所有與會者發(fā)出，而公開的會議將同時在公告欄上公布。涉及全單位的會議將在"下周工作安排表"中顯示；
　　3、會議情況記錄
　　對會議召開情況做全面的記錄，包括常規(guī)登記項和詳細內(nèi)容?？梢杂涗浿斜匾恼掌?、語音（如與會者發(fā)言）等多媒體信息；
　　4、會議紀要
　　會議紀要是由會議記錄的內(nèi)容自動生成的一個套紅頭的文檔，可進行再編輯；會議結(jié)果可轉(zhuǎn)發(fā)文，或傳達。會議紀要最后應(yīng)歸檔；
　　5、發(fā)文管理中的歸檔
　　6、會議查詢
　　對會議記錄可作公開查詢，需保密的可根據(jù)需要設(shè)置權(quán)限，如密級查詢和限制查詢。
　　

四、車輛安排
　　（1）由企業(yè)有關(guān)部門將企業(yè)各種車輛的基本項逐一登記、管理和查詢，登記項包括車輛種類、噸位、牌照等詳細情況（具體登記項由客戶需求而定）；
　?。?）需要用車時，按前述方式查尋空閑車輛，同時產(chǎn)生用車申請單，發(fā)給（車輛調(diào)度人）批準；
　　

五、檔案管理
　?。?）系統(tǒng)歸檔：由系統(tǒng)內(nèi)各模塊產(chǎn)生的需要歸檔的文件、資料等，可由各模塊操作時確定。按下歸檔按鈕后，轉(zhuǎn)入本模塊視圖中待歸檔。
　?。?）辦公室（檔案管理人）將各方面?zhèn)鱽淼拇龤w檔文件，制作"著錄卡"后，形成預(yù)立卷，供用戶查詢。
　?。?）由檔案管理部門定時對所有預(yù)立卷進行調(diào)整、編號后正式組卷。組卷后的檔案可供查詢。
　?。?）查詢方式：根據(jù)著錄卡的內(nèi)容進行模糊查詢。
　?。?）獨立歸檔：對本軟件系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的檔案，由各部門直接上交辦公室歸檔，如各種領(lǐng)導(dǎo)題、禮品、紀念品等。歸檔登記、查詢方式等與系統(tǒng)歸檔相同。
　　

六、活動安排
　　公務(wù)接待管理
　　為企業(yè)提供日常公務(wù)接待方案的建立、模板保存、方案查詢等。由相關(guān)部門制作方案后，通知方案中涉及的接待、陪同人員等。重要的公務(wù)接待活動可在公告欄上發(fā)布。
　　接待方案從起草到確定，有一個協(xié)調(diào)報批流程，類似發(fā)文管理流程。成功的接待方案可以存為模板：包括參與接待的人員安排，具體安排的接待活動事項，具體的接待費用標準等，另外還根據(jù)方案模板的具體（多次）使用情況，附有總結(jié)及被接待人員的反響等。專管接待安排的人可將已確定的接待方案的詳細細節(jié)用郵件自動通知參與接待的人員。
　　

七、個人辦公
　?。?）電子郵件：提供Lotus Notes的電子郵件功能在網(wǎng)絡(luò)上收發(fā)信息，可與E-mail相連，個人郵件收發(fā)不受限制；
　　（2）文字處理：提供個人處理、編輯文字稿件的工具，包括各類文件、申請、通知等應(yīng)用文的起草和編輯。設(shè)私人文件夾，內(nèi)存各類常用的公文、報表格式，可隨時、多次調(diào)用，并可將其向有關(guān)部門或個人發(fā)送；
　　（3）通訊錄：私人或公共通訊錄的登記、查詢（模糊查詢和全文檢索方式）
　?。?）名片管理：私人或公共通訊錄的登記、查詢（模糊查詢和全文檢索方式），可挑選打印制作標準郵件封貼和列表；
　?。?）檔案檢索：可檢索系統(tǒng)所存檔案的目錄，若要查詢檔案內(nèi)容，可填寫一張由系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案借閱單，系統(tǒng)將其以郵件形式發(fā)送至檔案管理員，經(jīng)批準后可直接查看檔案；
　?。?）個人日程安排：可記錄個人的日程安排，有自動提示功能?？晒┢渌嗽诰W(wǎng)絡(luò)上查詢空閑時間。
　　

八、電子郵件
　　提供Lotus Notes的電子郵件系統(tǒng)。
　　

九、信息采編
　　企業(yè)內(nèi)參：可直接從Internet中下載所感興趣的信息，或本軟件系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，或其他來源的信息（如各部門歸來的資料、材料，企業(yè)員工的投稿等，由信息中心進行編輯、整理，歸類后編出信息目錄，可打印成紙面發(fā)放，也可將其編成電子刊物，供網(wǎng)上瀏覽。
　　

十、焦點論談
　　一個網(wǎng)上的BBS，用戶可以用來進行熱點討論、經(jīng)驗交流。用戶在填寫了個人興趣簡要表后，系統(tǒng)自動將焦點論談中出現(xiàn)的用戶關(guān)心的話題告知用戶；提供全文檢索工具，用戶可主動、方便地找到所感興趣的信息。系統(tǒng)實施經(jīng)驗：
　　在整個系統(tǒng)的實施過程中，有兩點非常重要：首先是領(lǐng)導(dǎo)的重視，醒目的推進過程要有企業(yè)內(nèi)一把手的支持和參與。辦公系統(tǒng)中的核心和公文檔案管理，在公文的流轉(zhuǎn)過程中，領(lǐng)導(dǎo)是重要的一環(huán)，在上級領(lǐng)導(dǎo)的親自使用和督促，使大家能更快的下決心將辦公的處理流程轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)上。其次是廣泛深入的培訓(xùn)，要使大家都能掌握基本的操作要領(lǐng)。根據(jù)金蝶上海研發(fā)中心提供的演示流程，輸入自己的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并制作成操作范例放在網(wǎng)絡(luò)上，供大家參考，并請金蝶上海研發(fā)中心做個幾次大規(guī)模的培訓(xùn)，系統(tǒng)管理員參加了Lotus的LEAC培訓(xùn)后，有的到金蝶上海研發(fā)中心，接受了有關(guān)OA系統(tǒng)維護、設(shè)置的培訓(xùn)，使自身維護的能力得到了進一步加強。

zhabin